Pierre Valdo - Rapport d'activité associatif 2021

CHAP. 4  Les moyens

4 .3 LA QUALITÉ, L’AUDIT ET LE SYSTÈME D’INFORMATION Le pôle Qualité Audit et Système d’Information a été créé en janvier 2020 afin de contribuer à l’amélioration continue de l’association. Les perspectives 2021 annonçaient le lancement de 3 projets : le Modern Work Place (MWP), le logiciel qualité et le logiciel résidents. Les deux premiers projets que nous allons développer en dessous ont été lancés en 2021. Quant au troisième, il fait l’objet d’un groupe de travail dans le cadre du plan d'action 2022-2024.

4.3.1 Le Modern Work Place (MWP)

L e Modern Work Place (MWP) est un environnement de travail numérique sécurisé (Cloud) permettant au collaborateur de travailler en tout lieu et tout moment autorisé. Ses principales caractéristiques sont :  le travail collaboratif, notamment avec le partage d’informations facilité ;  la simplicité d’utilisation et l’accessibilité de toutes les applications à tout moment, en tout lieu et depuis n’importe quel terminal (PC, tablette, smartphone) ;  la flexibilité qui permet d’augmenter le nombre d’utilisateurs sans investir dans des nouveaux matériels ;  le contrôle de sécurité qui permet de récupérer les fichiers à l’état intact à la suite d’une éventuelle suppression ;  la non-dépendance des sites distants sur un seul serveur ;  les mises à jour constantes et automatiques. En plus des sauvegardes Cloud, une sauvegarde physique a été mise en place sur le même site que la deuxième sau vegarde du serveur. Pour bénéficier de cet environnement, des licences Microsoft de niveau supérieur sont nécessaires pour chacun des salariés. Les salariés du service informatique ont été formés à l’administration Microsoft et à l’utilisation de certaines applications Microsoft avant de lancer le projet.

Le service a été accompagné par le prestataire informatique pour les deux premiers sites (Andrézieux Bouthéon Branly et la Terrasse) afin de déployer l’ensemble des ordinateurs. Ces 2 sites pilotes ont été choisis pour des raisons techniques et pour des raisons de proximité afin de pouvoir intervenir rapidement. Les déploiements sont suivis par une formation / infor mation effectuée par l’un des deux techniciens informa tiques sur l’utilisation de cet environnement, sachant que la messagerie était déjà sur le Cloud depuis fin 2019. L’objectif est que la presque totalité des salariés présents soient formés lors de la mise en place. Lors du déploiement, les techniciens informatiques ins tallent des raccourcis sur les ordinateurs et les dossiers sont synchronisés sur l’ordinateur afin de faciliter ce pas sage. Les sites qui ont basculé sur le MWP sur 2021 sont dans la Loire :  pôle 3 : 5 sites (Saint-Étienne Colette et Lauriers, Firminy, La Tour-en-Jarez et Villars) ;  pôle 1 : 6 sites (Saint-Étienne La Terrasse et Petite Marandinière, Saint-Thurin, Saint-Didier-sur Rochefort, 2 sites sur Andrézieux-Bouthéon). Le déploiement se poursuivra sur l’année 2022 à un rythme qui dépendra de l’actualité (sanitaire, géopolitique…) pour remplacer à terme le serveur.

4.3.2 Le logiciel qualité

L’association s’est dotée d’un logiciel qualité dénommé Ageval. Cet outil a notamment pour but de faciliter la réalisation des rapports d’évaluations internes et des Docu ments Uniques d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) ainsi que le suivi des plans d’actions liés aux DUERP et aux évaluations.

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